چرا باید اسناد خود را به صورت الکترونیکی بایگانی کنیم
چرا باید اسناد خود را به صورت الکترونیکی بایگانی کنیم؟ اگر از کارمندان یا مدیران یک سازمان متوسط یا بزرگ هستید، مطمئنا به خاطر دارید که در گذشته چه حجم بالایی از کاغذها و پرونده‌ها در سازمان‌ها نگهداری می‌شدند و پیدا کردن یک سند یا پرونده از داخل آن همه اسناد، چقدر کار سخت و پیچیده ای بود. امروزه نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان یک ابزار مهم در سیستم مدیریت اطلاعات، در سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار مورد استفاده قرار میگیرد. این سیستمهای آرشیو به کاربران اجازه می دهند تا اسناد و اطلاعات را به صورت الکترونیکی ذخیره، جستجو و بازیابی کنند.
با استفاده از سیستمهای بایگانی الکترونیکی، کاربران به راحتی میتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از امنیت بالای آنها نیز برخوردار شوند. همچنین، با استفاده از این سیستمهای بایگانی، فضای ذخیره‌سازی اسناد کاهش پیدا می‌کند و مدیریت آنها بسیار آسان‌تر می‌شود. به طور کلی، سیستمهای بایگانی الکترونیکی بهبود کارایی و دقت در مدیریت اطلاعات و اسناد را فراهم می‌کنند و به دلیل این مزایا، نرم افزار آرشیو اسناد بسیار مهم و حیاتی در سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شوند.
اهمیت سیستم بایگانی الکترونیکی
در واقع دلایل زیادی وجود دارد که استفاده از سیستم های بایگانی الکترونیکی را ترجیح دهیم، اما در زیر به چند مورد اساسی از آن اشاره خواهیم کرد:
کاهش هزینه ها:
سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد باعث کاهش هزینه های نگهداری و مدیریت اسناد می شود زیرا نیاز به فضای بزرگ برای نگهداری اسناد و پرداخت هزینههای مربوط به نگهداری، حمل و نقل و خرید لوازم مورد نیاز برای نگهداری اسناد حذف می‌شود.
سرعت بالای دسترسی به اسناد الکترونیکی
با استفاده از بایگانی الکترونیکی، دسترسی به اسناد سریع و آسان است، زیرا می‌توان به راحتی به اسناد الکترونیکی دسترسی پیدا کرد. همچنین سرعت در بایگانی نیز افزایش می‌یابد.
اهمیت نرم افزار آرشیو اسناد
اهمیت نرم افزار آرشیو اسناد به این موارد محدود نشده و شامل موارد زیر نیز می‌شود:
امنیت بالای نرم افزار ارشیو اسناد
با استفاده از بایگانی الکترونیکی، امنیت اسناد تضمین می‌شود زیرا می‌توان از روش‌های مختلف امنیتی مانند رمزگذاری و سایر روش‌های امنیتی، دسترسی کاربران دیگر به اسناد را کنترل کرد. این کاری است که در روش‌های قدیمی عملا امکان انجام آن به طور صد درصدی وجود نداشت.
بهبود کارایی
با استفاده از بایگانی الکترونیکی، کارایی در مدیریت اسناد بهبود می یابد، زیرا دسترسی به اسناد سریع و آسان، به اندازه ی یک کلیک ساده است و مدیریت اسناد بسیار آسان تر می شود.
حفظ محیط زیست
با استفاده از بایگانی الکترونیکی، حفظ محیط زیست تضمین می شود، زیرا نیاز به استفاده از کاغذ و لوازم مورد نیاز برای نگهداری اسناد به طور چشم گیری کاهش می یابد تا آنجا که ممکن است عملا نیاز به هیچ گونه کاغذی برای نگهداری اسناد خود نداشته باشید.
سیستم بایگانی الکترونیکی
شاید برایتان این سوال به وجود آمده باشد که دقیقا کار سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد چیست؟
سیستم بایگانی الکترونیکی به ما این امکان را میدهد که اسناد و اطلاعات مختلف را در قالب الکترونیکی ذخیره کنیم و به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنیم. همچنین با استفاده از این سیستم، می‌توانیم به صورت موثرتر و سریعتر اسناد را جستجو و مرتب کنیم و در نهایت زمان و هزینههای مربوط به مدیریت اسناد را کاهش دهیم.
انواع سیستم بایگانی
انواع سیستم بایگانی الکترونیکی عبارتند از: سیستم بایگانی مستقیم، سیستم بایگانی سلسله مراتبی، سیستم بایگانی اطلاعات
سیستم بایگانی مستقیم
در این سیستم، اسناد به صورت مستقیم درون فضای ذخیره سازی قرار می گیرند و هیچگونه سازماندهی و مرتب سازی بر روی آنها اعمال نمی شود. معمولا در این سیستم ها دسترسی به اسناد ذخیره شده از طریق یک آیکون جستجوبر اساس نام سند انجام میگیرد.
سیستم بایگانی سلسله مراتبی
در این سیستم، اسناد بر اساس سلسله مراتب و دسته بندی های مختلف، درون پوشه های مختلف قرار می گیرند و به راحتی قابل دسترسی هستند. این نوع بایگانی دسته بندی مرتب تری را نسبت به بایگانی مستقیم دارد و علاوه بر جستجو از طریق نام سند، امکان جستجو بر اساس نوع دسته بندی نیز وجود دارد.
دسته بندی ها میتوانند به صورت دلخواه انتخاب شوند. برای مثال بر اساس نام واحد مربوطه یا تاریخ یا نام مسئول مربوطه و….
سیستم بایگانی اطلاعات
در این سیستم، اطلاعات درون پایگاه داده های مختلف ذخیره می شوند و با استفاده از نرم افزارهای مخصوص، به راحتی جستجو و مرتب شده و دسترسی پیدا می کنند.
معایب بایگانی الکترونیکی
معایب بایگانی الکترونیکی عبارتند از:
قابلیت اطمینان بایگانی
از مهمترین معایب این سیستم ها آن است که در صورت خراب شدن سیستم بایگانی الکترونیکی، اطلاعات ممکن است به صورت کامل از بین بروند و بازیابی آنها دشوار باشد.
خطرات امنیتی بایگانی اسناد
اطلاعات ذخیره شده در بایگانی الکترونیکی قابل دسترسی و تغییر توسط هکرها و نفوذ کنندگان هستند.
نیاز به آموزش
استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد نیازمند آموزش کاربران و تجربه کافی در این زمینه است.
نگهداری و پشتیبانی از اسناد
در بعضی موارد نگهداری و پشتیبانی سیستم های بایگانی الکترونیکی نیازمند هزینه‌ی بالا و تخصص فنی است.
مواردی که گفته شد همه از معایب استفاده از نرم افزارها به منظور بایگانی اسناد هستند. اما باید دقت داشته باشید که راهکار های زیادی برای به حداقل رسانیدن احتمال بروز مشکل و حداقل نمودن خسارت وار شده وجود دارد که باعث شده است با وجود این معایب سیستمهای بایگانی، باز هم اکثر سازمان ها و کسب و کارها خواهان استقرار یک سیستم بایگانی الکترونیک برای خود باشند.
الكترونيكي كردن بايگاني
برای الکترونیکی کردن بایگانی، میتوانید از راهکارهایی مانند سیستمهای مدیریت سند، سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد استفاده کنید. قبل از انتخاب یک راهکار، باید نیازهای خود را تعیین کرده و با توجه به این نیازها، یک راهکار مناسب را انتخاب کنید. همچنین، برای جلوگیری از مشکلات امنیتی، باید از روش‌های موثر برای حفاظت از اطلاعات استفاده کنید. به عنوان مثال، میتوانید از رمزگذاری و پشتیبان‌گیری منظم استفاده کنید.
پیشنهاد ما به شما استفاده از نرم افزار بایگانی الکترونیکی فریار سیستم است. به دلیل آن که در این سیستم بایگانی الکترونیکی، علاوه بر دسته‌بندی، ایجاد امکان جستجو و مدیریت دسترسی‌ها، امکان ذخیرهی خودکار برخی اسناد در حین انجام فرایندها نیز وجود خواهد داشت.
برای اطلاعات بیشتر به آدرس زیر مراجعه نمایید:
دستورالعمل بایگانی الکترونیکی
برای بایگانی الکترونیکی، میتوانید از دستورالعمل بایگانی زیر استفاده کنید:
۱. تعیین نیازها
برای شروع، باید نیازهای خود را برای بایگانی الکترونیکی تعیین کنید. این شامل نوع اسناد، حجم داده‌ها و نیازهای امنیتی است.
۲. انتخاب راهکار
پس از تعیین نیازها، باید یک راهکار مناسب را انتخاب کنید. سیستمهای مدیریت اسناد، و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد میتوانند گزینه‌های مناسبی باشند.(البته پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد فریار سیستم میباشد)
۳. پشتیبان‌گیری
قبل از شروع به بایگانی الکترونیکی، باید یک پشتیبان‌گیری کامل از داده‌های خود داشته باشید. همچنین، پشتیبان‌گیری منظم برای حفاظت از داده‌های خود بسیار مهم است. این اقدام وابسته به نوع سازمان شما و شدت اهمیت داده‌های شما ممکن است به صورت روزانه، هفتگی و یا ماهیانه انجام شود.
۴. رمزگذاری اسناد و مدارک
برای حفاظت از داده‌های خود، باید از رمزگذاری استفاده کنید. این شامل رمزگذاری فایل‌ها، پسوردها و دسترسی محدود به داده‌ها است.
۵. مدیریت دسترسی در بایگانی
باید دسترسی به داده‌های خود را مدیریت کنید و فقط به افراد مجاز دسترسی دهید. همچنین، باید سطوح دسترسی را برای هر کاربرو هر نقش سازمانی تعیین کنید. عموما نرم افزار های بایگانی اسناد این ویژگی را نیز خواهند داشت.
۶. حفاظت از داده‌ها
برای حفاظت از داده‌های خود، باید از روش‌های موثری مانند محافظت از سخت‌افزار و نرم‌افزار، آپدیت منظم و آنتی ویروس استفاده کنید.
۷. نگهداری و به‌روزرسانی اسناد
برای حفظ داده‌های خود، باید آنها را به‌روزرسانی کنید و نگهداری منظم انجام دهید. همچنین، باید داده‌های قدیمی را به‌روزرسانی کنید و آنها را حذف کنید. توجه داشته باشید که در نرم افزار بایگانی الکترونیک فریار، میتوانید این زمان را به صورت اختصاصی برای هر دسته از فایل های خود اختصاص دهید تا به هنگام نیاز به معدوم سازی اسناد ، سیستم به صورت خود کار این کار را برای شما انجام دهد.